【メンバーブログvol.62：伊藤由加】3日目の日報が教えてくれたこと

4月に入ってもなお、仕事の多い日々が続いている。

何かひとつ変えれば、仕事の効率がぐっと上がって、今よりもっと多くのことをこなせるようになるのではないか。そう思って、ある取り組みを始めてみた。

 

それは、日報を細かく書くこと。

そもそも、私は数年間、同じシリーズのノートに毎日、毎朝To do listを書いている。完了したらチェックしていく方法で、今日できなかったタスクは必ず次の日のタスクとして、また翌朝に記載しなければならないと決めている。これが私にとってすごく良い。忘れん坊の私にとって、一度ノートに書いたことを忘れたりもれたりするなんて絶対ない。だから、私の過去のページは全てチェック済みになっていないとおかしいのだ。

 

にしてもまだまだ、効率的な方法を探りたい。

それには、まず自分の現在地を知ることからではないか、と思ったのだ。

 

左側に時間軸、右側にやったこと。

とにかく細かく、分単位で書いてみる。

 

すると、1時間の中で、ジャンルの違う仕事を5〜6個もこなしていることに気づいた。

メールやチャットのチェック。塾生対応。次のオフライン開催場所の確認。前川のスケジュールの打ち合わせと登録。経費精算。

データの作成と格納。Googleフォームの作成。名刺の発注。

 

欄は一瞬で青字で埋まった。

そして、その記録を続けるうちに、ひとつのことが見えてきた。

 

実はその日は、やめたら三日坊主になる「3日目」だった。

午前中はあまりにもやることが多く、日報を書くことすらおざなりになっていた。

 

すると不思議なことに、「次はこれをやる」と決めていないから、チャットが来るたび、メールが来るたびにそちらへ反応してしまう。

返しやすいものから処理しようとして、そのたびに手を止め、返信し、また元の仕事に戻る。

そんなクセが自分にはあるのだとわかった。

 

言い訳をするなら、秘書業というのは、たとえ何か別の事務作業をしていても、ご飯を食べていても、上司に呼ばれたらすぐに対応するものだ。

そうやって身についてきた働き方だから、仕方ない部分もある。

……ということにしておく。

 

でも、このクセに気づけたのは大きな収穫だった。

そういえば、日報を書いていた日は自然と「今の時間はAの仕事に使い切ってから、メールやチャットを返そう」と思っていた気がする。

 

何が正解かは人によると思う。

それでも少なくとも、自分は本当に、もっと仕事をこなせる人間になりたいのだ。

そのことが、今回よくわかった。

 

伊藤　由加